Jak oswoić open space?

Open space to jeden z najbardziej popularnych sposobów aranżacji pomieszczeń w polskich firmach. Mimo niezaprzeczalnych zalet, ma on pewne minusy. Jak uczynić open space bardziej przyjaznym dla pracowników?

Moda na otwarte przestrzenie biurowe mieszczące wiele stanowisk pracy wkroczyła do Polski wraz z transformacją ustrojową. Historia tego pomysłu jest jednak dłuższa – sięga aż XIX wieku i rewolucji przemysłowej w Ameryce Północnej. W założeniu open space miał ułatwiać komunikację między pracownikami, sprzyjać szybkiemu rozwiązywaniu problemów i pozwalać na większą kontrolę nad prowadzonymi projektami. Badania IBM z końca lat 90. XX w. pokazały, że takie rozwiązania mogą przynieść redukcję kosztów związanych z utrzymaniem biura nawet o 20%.

Funkcjonalny open space

W praktyce jednak nie zawsze jest kolorowo. Pracownicy, którzy przebywają przez cały dzień w open space, skarżą się na trudności z koncentracją, nadmierny hałas, brak prywatności czy częste konflikty z kolegami. Czynniki te przekładają się na zwiększony poziom stresu, mniejszą efektywność, a w skrajnych przypadkach mogą być nawet powodem odejścia z pracy. Według badań University of British Columbia w Kanadzie, kolektywne miejsce pracy zwiększa również podatność pracowników na różnego rodzaju wirusy i bakterie. Badania wskazują, że liczba zachorowań w takiej przestrzeni może zwiększać się nawet o 20%. Wszystko to powoduje wymierne straty dla firmy. Jak pogodzić wymagania pracodawców i pracowników?

Najgorszym możliwym rozwiązaniem jest zgrupowanie dużej liczby pracowników na niewielkiej przestrzeni, w której każde miejsce pracy pozostanie całkowicie anonimowe. Takie systemy często spotykane są w firmach typu call-center. Jeśli myślimy o wykorzystaniu koncepcji open space, postarajmy się o przestronne, jasne pomieszczenie, do którego wpadać będzie dużo światła. W jego ramach należy wyznaczyć odpowiednio szerokie, wygodne ciągi komunikacyjne, które pozwolą pracownikom na swobodne przemieszczanie się. Warto przystosować je do potrzeb osób niepełnosprawnych.

Kluczem do funkcjonalnego urządzenia open space jest odpowiedni podział przestrzeni. Najprostszym rozwiązaniem są ścianki działowe, dostępne w ofercie AJ Produkty, specjalizującej się w rozwiązaniach dla firm. Pozwolą one wydzielić strefy dla kilkuosobowych zespołów. Niezmiernie ważny jest sposób, w jaki ustawimy w nich biurka. Warto odejść od ciągów linearnych czy w kształcie litery T na rzecz układów dwójkowych lub czwórkowych. Aby to osiągnąć, warto wykorzystać możliwości, jakie dają biurka narożne, albo zastosować niebanalne meble dedykowane open space, takie jak krzesła siodłowe AJ Produkty. Ciekawym rozwiązaniem jest również stworzenie w takiej przestrzeni tzw. energy points. Są to niewielkie, wydzielone strefy, w których można skorzystać z ekspresu do kawy czy wygodnej kanapy. Takie miejsce wytchnienia ograniczy korzystanie pomieszczeń socjalnych, co sprzyjać ma efektywnej organizacji czasu pracy. Pamiętajmy przy tym, że korzystanie z koncepcji open space nie zwalnia pracodawcy z konieczności przestrzegania zasad BHP. A te mówią jasno: Każdy pracownik powinien dysponować 13 m3 objętości oraz 2 m2 wolnej powierzchni podłogi.

Kreatywne open space

Funkcjonalność to jednak jeszcze nie wszystko. Biuro open space musi być atrakcyjne dla pracowników, a tym samym pozbawione największej wady tego rozwiązania: chłodnej standaryzacji i anonimowości. Pozwólmy zatem pracownikom na pewną dowolność w zagospodarowaniu własnych stanowisk pracy – oczywiście w granicach rozsądku. Najprostszym i najtańszym sposobem ocieplenia wizerunku całego open space jest wprowadzenie doń roślin. Rozwiązanie to jest o tyle zasadne, że stanowią one naturalny filtr, który pozwoli oczyścić powietrze z substancji wytwarzanych przez urządzenia biurowe. W tym celu najlepiej sprawdzą się palmy lub paprocie. Dużą popularność zyskuje również ozdabianie roślinami, np. bluszczem, ścianek działowych.

W urządzaniu open space liczą się wszystkie kreatywne, niebanalne pomysły. W przełamaniu chłodnej aranżacji pomóc może udekorowanie jednej ze ścian roślinną fototapetą lub pomalowanie jej farbą tablicową i oddanie do dyspozycji pracowników. Ciekawym rozwiązaniem jest także aranżacja pomieszczenia podporządkowana jednemu konkretnemu motywowi, np. oceanicznemu, górskiemu czy komiksowemu – warto jest powiązać go z branżą, w której pracujemy.

Open space – jak każda idea – ma zarówno zalety, jak i wady. Odpowiednia aranżacja pozwoli tak zbilansować te czynniki, by wszyscy byli zadowoleni.

Zobacz także...